POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET DE GESTION DES COOKIES
Applicables au 29 août 2023
Préambule
INSTITUT GUINOT OPHELIE vous remercie de votre visite sur son site Web (ci-après le « Site »).
INSTITUT GUINOT OPHELIE s’engage à traiter les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), de l’ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD), de la loi sur les télécommunications (LTC) et de tous les autres instruments du droit Suisse ou de l’Union européenne qui peuvent être applicables dans le domaine de la protection des données, en particulier le règlement général sur la protection des données (RGPD).
La présente politique (« Politique ») informe toute personne physique concernée (client, prospect, visiteur du Site) de la manière dont INSTITUT GUINOT OPHELIE traite les données personnelles ainsi que des droits dont cette personne dispose et de la manière de les exercer en application des art. 12ss RGPD et des art. 23ss LPD.
1- Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle (ci-après « Donnée(s) » ou « Donnée(s) Personnelle(s) ») désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Exemple : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email.
2 - Qui collecte vos Données ?
Le Responsable de traitement est INSTITUT GUINOT OPHELIE, représenté par son représentant légal.
La présente politique de traitement des données à caractère personnel détaille la politique de la société INSTITUT GUINOT OPHELIE, dont le siège social est situé 120 Avenue Charles De Gaulle - 92200 Neuilly Sur Seine – France, en matière de données personnelles.
La présente Politique s’applique à toutes les Données Personnelles et informations que vous transmettez à INSTITUT GUINOT OPHELIE, notamment en navigant sur le Site, en vous inscrivant à Contact.
Vos droits peuvent être exercés en nous écrivant à : INSTITUT GUINOT OPHELIE 9, rue de Brest ou par email à : institutguinot.guipavas@gmail.com
3 – Quelles sont les Données collectées ?
Lorsque vous vous inscrivez sur notre Site, lorsque vous vous connectez à votre compte, faites des demandes, et / ou lorsque vous vous déconnectez, nous collectons les catégories de Données Personnelles suivantes dont notamment :
- Votre identité (civilité, nom, prénoms) ;
- Vos données de contact (adresse postale et/ou électronique, numéros de téléphones, commentaire) ;
- Vos données de navigation : nous recevons et enregistrons des informations à partir de votre ordinateur et navigateur, y compris votre adresse IP, vos logiciels et votre matériel, et la page que vous demandez. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre politique de cookies énoncée au paragraphe 14 de cette Politique.
- Vos données de localisation
Ces données font l'objet d'un traitement automatisé et sont enregistrées dans le système d’information et la base de données de INSTITUT GUINOT OPHELIE.
Vous ne pouvez envoyer aucun formulaire à INSTITUT GUINOT OPHELIE sans avoir pris connaissance préalablement de la présente Politique.
Dans l’hypothèse où vous renseignez les coordonnées et des données personnelles d’un tiers dans le cadre de la passation de commande d’un produit par exemple, vous garantissez cette dernière que ce tiers est informé que vous avez communiqué à INSTITUT GUINOT OPHELIE les données le concernant et qu’il a accepté une telle communication.
4 – La communication des Données Personnelles est-elle obligatoire ?
Les Données Personnelles demandées dans les formulaires sont strictement nécessaires au traitement de vos demandes par nos services que ce soit par exemple, une demande de prise de contact ou la création de votre espace client, leur communication est donc obligatoire.
Ainsi, à défaut de réponse dans ces champs, votre demande ne pourra pas être traitée.
Pour ce qui est des cookies, vous avez la possibilité de les accepter ou de les refuser, sauf certains cookies qui sont strictement nécessaires au fonctionnement du site Web. Nous vous invitons à ce titre, à consulter notre politique de cookies énoncée dans le paragraphe 14 de cette Politique.
5 - Pourquoi collectons-nous vos Données ?
Nous collectons vos Données afin de gérer au mieux nos services et vos demandes.
• Le traitement est fondé sur l’exécution de mesures précontractuelles et contractuelles lorsque la collecte a pour finalité de :
. Créer et gérer des comptes clients, prospects afin de permettre la prise en compte de vos demandes ;
. Gérer vos demandes de droits ;
. Personnaliser et répondre à vos besoins individuels ;
. Assurer le suivi de la relation client prospect notamment dans la gestion de vos réclamations et vos demandes ;
• Le traitement est fondé sur votre consentement lorsque la collecte a pour finalité de :
. Fournir un contenu publicitaire personnalisé ;
. Vous envoyez les newsletters, lettres d’information et offres promotionnelles ;
• Le traitement est fondé sur notre intérêt légitime, à savoir l’amélioration de nos services et la sécurité de notre Site et réseau informatique lorsque la collecte a pour finalité d’/de :
. Améliorer notre site Web ;
. Améliorer le service client/prospect et vos demandes ;
. Administrer des promotions, des enquêtes, des concours ;
. Analyser vos commentaires et avis laissés sur notre site Web et nos pages de réseaux sociaux.
Sur ce dernier point, en laissant des avis, des commentaires sur nos sites ou en échangeant sur nos pages de réseaux sociaux au sujet de nos offres, nos produits, nos événements, vous êtes susceptibles de nous communiquer du contenu et des Données Personnelles. Ces informations nous permettent de mieux répondre à vos attentes afin d’améliorer la qualité de nos produits et de nos services.
Elles peuvent être reproduites et représentées notamment sur nos sites à titre informatif, et utilisées pour l’élaboration d’études statistiques anonymisées nous renseignant sur vos habitudes et vos comportements face à nos produits.
Elles ne pourront être collectées ni utilisées à d’autres fins.
6 - Confidentialité
Vos Données Personnelles ne seront pas vendues, échangées, transférées, ou données à une autre société pour n’importe quelle raison, sans votre consentement, en dehors de ce qui est nécessaire pour répondre à une demande et / ou une transaction dans le cadre des Finalités énoncées ci-dessus.
7 – Qui est destinataire des Données ?
Nous ne vendons, n’échangeons et ne transférons pas vos Données Personnelles à des tiers. Cela ne comprend pas les tierces parties de confiance ou cocontractants/partenaires qui nous aident à exploiter notre site Web ou à mener nos affaires, tant que ces parties conviennent de garder ces informations confidentielles.
L’hébergement du Site est assuré par la société : OVH SAS, société dont le siège social est situé 2, rue Kellermann - 59100 Roubaix - France, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le n° 424 761 419.
Dans le cadre de la gestion de notre Site, vos données peuvent également être transférée à nos prestataires de cookies, tels que présentés dans notre politique de cookies énoncée dans le paragraphe 14 de cette Politique.
Dans certaines situations, nous sommes dans l’obligation légale, règlementaire et/ou judiciaire de partager des informations dans le cadre d’enquête, de mesures de prévention et/ou de décisions concernant des activités illégales, fraudes présumées, situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne, violations de nos conditions d’utilisation, ou quand la loi nous y contraint.
8- Quelles garanties en cas de transfert hors de l’Union européenne
Nous garantissons, en cas de transfert de vos Données à l’étranger et particulièrement hors de l’Union Européenne, mettre en œuvre toutes les mesures appropriées pour garantir un niveau de protection suffisant de vos données, telles que :
- S’orienter vers les pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne, c’est-à-dire offrant une protection équivalente à celle garantie par l’Union européenne ;
- Obtenir des garanties de sécurisation et de confidentialité de la part des sous-traitants en imposant des clauses contractuelles strictes en se réservant la possibilité de les contrôler régulièrement, en menant des audits par exemple.
9 – Quelles sont les durées de conservation de vos Données ?
Vos Données Personnelles sont stockées chez l’hébergeur du site (OVH SAS) et sont conservées pour une durée n’excédant pas vingt-quatre (24) mois suivant la dernière mise à jour faite par l’inscrit, sauf anonymisation ou obligation légale de conserver certaines données pour une durée plus longue.
Vos Données sont conservées pendant une durée limitée correspondant aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, au regard de la réglementation en vigueur et dans le respect des obligations légales, contractuelles, fiscales, sociales et pour la défense des intérêts légitimes de INSTITUT GUINOT OPHELIE, à savoir cinq (5) ans à compter de la fin de la relation contractuelle, cette durée correspondant à la durée de la prescription légale applicable, en cas de contentieux.
Vous reconnaissez que les données que vous nous communiquez et qui sont stockées dans nos systèmes d’information sont exactes et valent preuve de votre identité.
10 – Quels sont vos droits sur vos Données ?
En application des articles 14 à 22 du RGPD, toute personne physique utilisant notre Site a la faculté d’exercer les droits suivants :
• droit d’accès : vous pouvez solliciter une copie des données qui vous concernent personnellement ;
• droit de rectification : vous pouvez solliciter la modification d’une donnée qui serait inexacte vous concernant ;
• droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions vos données ; si votre demande d’opposition ne concerne pas la prospection, nous pourrions, selon les cas, justifier un refus au motif qu’il existe des motifs légitimes et impérieux à traiter les Données ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, exercice ou défense de droits en justice, ou bien que vous avez consenti– vous devez alors retirer ce consentement et non vous opposer, ou bien qu’un contrat nous lie, ou bien qu’une obligation légale nous impose de traiter vos données notamment ;
• droit à l’effacement : vous pouvez demander que nous effacions les données qui vous concernent ;
• droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander à ce que le traitement de vos Données soit bloqué pendant un certain temps, par exemple le temps d’examiner une contestation de votre part sur l’utilisation de vos Données ou une demande d’exercice de droits.
• droit à la portabilité : vous avez le droit de demander que les Données recueillies dans un formulaire avec votre accord ou dans le cadre d’un contrat vous soient communiquées dans un format aisément réutilisable et transmise au tiers de votre choix sous réserve de la faisabilité technique.
Par ailleurs, lorsqu’une personne donne son consentement au traitement de ses Données Personnelles, elle a la faculté de le retirer à tout moment.
Enfin, lorsqu’une violation de Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés est détectée, vous serez informés de cette violation dans les meilleurs délais.
Ces droits ainsi que ces directives peuvent être exercés et adressés en nous écrivant à : INSTITUT GUINOT OPHELIE 9, rue de Brest ou par email à : institutguinot.guipavas@gmail.com
Afin de nous permettre de vous identifier rapidement et de vous répondre, vous joindrez à votre demande tout élément permettant de justifier de votre identité (notamment demande faite via votre compte client ou votre email). Une réponse vous sera alors adressée dans un délai de 1 mois suivants la réception de la demande. Dans certains cas, liés à la complexité de la demande ou du nombre de demande, ce délai peut être prolongé de 2 mois.
Vous pouvez également à tout moment le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données. En Suisse, il s'agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
11 – Quelles sont les mesures de sécurité mises en œuvre ?
INSTITUT GUINOT OPHELIE a fait le nécessaire pour mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles traitées et empêcher qu’elles ne soient déformées endommagées, détruites ou qu’un tiers non autorisé y ait accès. L’ensemble des moyens de sécurité mis en place sont conformes à l’Etat de l’art, notamment pour ce qui relève des systèmes d’information.
Ces mesures sont notamment les suivantes :
- l’identification des risques cyber
- le contrôle des accès et des habilitations
- le chiffrement des Données
- un environnement informatique sécurisé
Dans la mesure où INSTITUT GUINOT OPHELIE ne maîtrise pas tous les risques liés au fonctionnement d'Internet, elle attire votre attention sur l'existence d'éventuels risques inhérents à son utilisation et à son fonctionnement.
INSTITUT GUINOT OPHELIE notifiera, dans les délais légaux, toutes violations de données personnelles à l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données personnelles et vous les notifieront si celles-ci sont susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes.
12 – Inscription
En vous inscrivant dans nos Espaces, vous acceptez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels à des fins liées à votre demande. Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à faciliter la mise en relation entre vous et INSTITUT GUINOT OPHELIE. Les destinataires des données sont : les utilisateurs de ce Site.
En déposant sur votre compte vos coordonnées, votre message, vous vous engagez à rédiger de façon objective et jamais excessive. Ne pas inscrire d’information se rapportant à des données sensibles (santé, origine raciale ou ethnique, orientation sexuelle, opinions politiques, etc …). Une attention particulière doit être portée aux données sensibles visées par l’article 8 de la loi Informatique et Libertés.
INSTITUT GUINOT OPHELIE se réserve le droit de retirer une fiche de contact pour des motifs de non-respect de la loi Informatique et Libertés et se réserve le droit de porter plainte contre toute personne ne respectant pas ces engagements.
13- Comment se désabonner ?
Nous utilisons l’adresse email que vous fournissez pour vous envoyer des informations et mises à jour relatives à vos demandes de renseignements, de contact, informations sur nos produits, etc... Si à n’importe quel moment vous souhaitez-vous désinscrire et ne plus recevoir d’emails, nous faire parvenir un mail à %Email% avec en objet « se désabonner ».
14- Quels Cookies sont ?
Un cookie est un petit fichier informatique, un traceur qui permet d'analyser le comportement des usagers lors de la visite d'un site internet, de la lecture d'un courrier électronique, de l'installation ou de l'utilisation d'un logiciel ou d'une application mobile.
Les cookies que nous utilisons sont listés ci-dessous. Ce sont des fichiers textes stockés et utilisés pour enregistrer des informations personnelles et non personnelles concernant votre navigation sur le Site internet.
INSTITUT GUINOT OPHELIE est susceptible de les utiliser ou d’autres technologies qui peuvent collecter ou stocker des Données Personnelles afin d’améliorer les services qui vous sont fournis.
Vous serez averti(e) la première fois que vous recevrez un cookie par l’affichage d’un bandeau en bas de page de consultation et vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les cookies au cas par cas ou bien les refuser systématiquement, et cela à tout moment.
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